Personuppgiftspolicy

3.1. Tillhandahålla våra tjänster

För att tillhandahålla våra tjänster behandlar vi de personuppgifter som är nödvändiga för:

• administration av användarkonton.
• tillhandahållande av support.
• Utfärdanden, förnyelse, transfer eller "challenge" av LEI-koder.
• uppfyllande av reglerna för värdepappersmarknaden.
• uppfyllande av avtal med Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) till upprätthållande av åtkomst till Global Legal Entity Identifier System (GLEIS) som LOU.

3.2. Hantera förhållandet till kunder, leverantörer, samarbetspartners och GLEIF

Om du är kontaktperson för en kund, leverantör, samarbetspartner eller GLEIF hanterar vi dina personuppgifter i syfte att hantera kund- eller leverantörsförhållandet, samarbetet eller vår relation med GLEIF samt när det är nödvändigt för uppföljning och utvärdering. Vår hantering är exempelvis:

• Registrering av dig som kontaktperson.
• Kommunikation.
• Hantering och arkivering av avtal.
• Administration av orderbekräftelser och fakturor.

3.3. Kommunicera om oss och vår verksamhet

Vi använder dina personuppgifter för att kommunicera om oss och vår verksamhet i olika kanaler, exempelvis genom utskick inför underhållsarbeten i kundportalen eller vid marknadsföring. Du kan när som helst avregistrera dig från våra marknadsföringsutskick genom att kontakta oss (privacy@nordlei.org).

3.4. Kommunicera internt och externt

I samband med kommunikation, t.ex. genom e-post, telefon eller andra digitala hjälpmedel, kan vi i förekommande fall hantera dina personuppgifter. Kommunikation sker både mellan medarbetare och med externa personer.

3.5. Utvärdera och utveckla verksamheten

I förekommande fall kan vi använda dina personuppgifter för att sammanställa rapporter och statistik på övergripande nivå samt analysera dessa i syfte att följa upp och utvärdera verksamheten. Vi använder även dessa rapporter och statistiken i syfte att utveckla och förbättra vår verksamhet, våra affärsmetoder och -strategier. Vid sammanställningen av dessa rapporter och statistik sker anonymisering/pseudonymisering av personuppgifterna. Ingen profilering sker inom ramen för denna behandling.

För analyser som genomförs inom ramen av datakvalitetsfrågor kan vi använda personuppgifter såsom organisationsnummer, bolagsform, adresser, firmateckning, styrelse etc. Då det handlar om kvalitetsgranskning sker ingen anonymisering av uppgifterna. Ingen profilering sker inom ramen för denna behandling.

3.6. Utöva verksamheten

Vid utövande av vår verksamhet, förutom vid tillhandahållande av tjänster, använder vi dina personuppgifter för att:

• Dokumentera verksamheten, t.ex. för att hantera och spara avtal, beslutsunderlag, protokoll och presentationer.
• Genomföra rekryteringsprocesser eller bedöma spontanansökningar, inklusive referenskontakter.
• Besvara frågor och tillhandahålla kundservice.
• Kvalitetsgranska vår data.
• Upptäcka och förhindra missbruk av våra tjänster, för din, andras och tjänstens säkerhet.
• Säkerställa teknisk funktionalitet och säkerhet, t.ex. vid säkerhetsloggning, felhantering och säkerhetskopiering.
• Hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. i samband med en tvist eller rättsprocess. För detta syfte kan vi komma att dela dina uppgifter med andra mottagare, se mer nedan.
• Uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. för att uppfylla krav i bokförings- eller dataskyddslagstiftning. För detta syfte kan vi komma att dela dina uppgifter med andra mottagare, se mer nedan.

4.1. Kunder

I syfte att kunna leverera avtalad tjänst kan personuppgifter komma att delas med våra kunder, exempelvis under verifieringsprocessen av LE-RD eller vid supportärenden.

4.2. Personuppgiftsbiträden

I vår verksamhet har vi anlitat tjänsteleverantörer. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller exempelvis IT-tjänster (t.ex. lagring) och kommunikationstjänster (t.ex. kommunikation vid support), varvid personuppgifter kan komma att behandlas. När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag är de personuppgiftsbiträden till oss. De får inte använda dina personuppgifter för eget ändamål och är skyldiga enligt lag och personuppgiftsbiträdesavtal med oss att skydda dina uppgifter.

4.3. Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

• 4.3.1. Statliga myndigheter (t.ex. Polismyndigheten, Skatteverket)

  Om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.

• 4.3.2. Betaltjänstleverantörer

  För att administrera betalningar via webbplatsen eller kundportalen använder vi oss av en betaltjänstleverantör. Vi delar och får information från betaltjänstleverantören för att du ska kunna betala för – och därmed använda – våra tjänster. För att kunna få betalt kan vi dirigera dig till en tredjeparts webbplats som hanterar betalningen. Vi är inte ansvariga för processerna för integritet på webbplatser som vi inte tillhandahåller eller driver. Betaltjänstleverantören är personuppgiftsansvarig/ eller personuppgiftsbiträde åt annan personuppgiftsansvarig för denna behandling av dina personuppgifter. Mer information om dennes personuppgiftshantering återfinns hos betaltjänstleverantören.

• 4.3.3. Egna företag

  Vi kan komma att dela personuppgifter med andra bolag inom vår koncern för att uppnå våra affärsändamål samt för att marknadsföra våra tjänster i enlighet med gällande lagstiftning.

• 4.3.4. Övriga

  För att uppfylla våra rättsliga förpliktelser kan dina personuppgifter komma att delas med vår revisor, externa rådgivare och Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) för registrering i Global Legal Entity Identifier System (GLEIS). I samband med en rättstvist kan vi komma att överföra uppgifter till andra parter, t.ex. externa rådgivare, skiljenämnd eller motparter. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk. Vi kan även komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en sammanslagning. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen.

4.4. Övriga mottagare

Vid rekryteringsprocesser kan vi komma att dela dina personuppgifter med externa parter, exempelvis lämnade referenser.

6.1. Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag), art. 15 GDPR

Du har rätt att begära bekräftelse av oss huruvida vi hanterar dina personuppgifter. Om du vill få en djupare insyn i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande, samt, i förekommande fall, med stöd av vilka skyddsåtgärder överföring sker till länder utanför EU/EES.

Rätten till kopia av registerutdraget får inte ha en negativ påverkan på andras, inklusive våra, rättigheter. Om vi gör bedömningen att din rätt till kopia av registerutdraget har en negativ påverkan på andras rättigheter och vi därför exkluderar uppgifter från kopian kommer du att informeras om detta och anledningen varför.

En begäran om registerutdrag ska framställas skriftligen och vara egenhändigt undertecknad. Begäran ska skickas till Kungsgatan 56, 111 22 Stockholm. Tänk på att ifall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

6.2. Rätt att begära rättelse, art 16 GDPR

Om du anser att de uppgifter vi har om dig är felaktiga eller missvisande har du rätt att begära rättelse. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Du kan begära rättelse genom att kontakta oss på privacy@nordlei.org. Om du är inloggad i vår kundportal kan du själv ändra vissa uppgifter.

Notera att en historisk uppgift inte automatiskt är att anse som felaktig, eftersom den kan ha varit korrekt vid tidpunkten för registrering.

6.3. Rätt till radering, art 17 GDPR

Du kan begära radering av personuppgifter (rätten att bli bortglömd) vi behandlar om dig ifall:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats;
• Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse;
• Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål;
• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt; eller
• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

Vi behandlar inga personuppgifter om ett barn (under 16 år) vars insamling har skett i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster (t.ex. sociala medier).

Om du begär radering kommer vi granska om din begäran kan bli tillgodosedd. Vi har rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer exempelvis från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, men också från EU-direktiv och förordningar. Fortsatt behandling kan också vara nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi att säkerställa att behandlingen av personuppgifterna är begränsad till enbart de syften som hindrar den begärda raderingen.

6.4. Rätt till begränsning, art 18 GDPR

Du har rätt att i vissa fall begära en begränsning av vår behandling av dina personuppgifter. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot vår intresseavvägning för behandling av dina personuppgifter kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

6.5. Rätt till dataportabilitet, art. 20 GDPR

Du har rätt att få ut de personuppgifter som du lämnat till oss och som rör dig i ett elektroniskt format som är allmänt använt. Du har även rätt att överföra sådana uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat. En ytterligare förutsättning för rätten till dataportabilitet är att behandlingen sker med stöd av ditt samtycke eller för att uppfylla ett avtal med dig (art. 6.1(a) respektive 6.1(b) GDPR). I vår detaljerade information kan du se när vi hanterar dina personuppgifter med stöd av samtycke eller för att uppfylla ett avtal med dig.

6.6. Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling och direktmarknadsföring, art 21 GDPR

Vissa av våra behandlingar sker med intresseavvägning som laglig grund. Dessa har du möjlighet att invända mot. Om du gör en sådan invändning behöver vi kunna visa ett berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Du har möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Invändningen omfattar även de analyser av personuppgifter (s.k. profilering) som utförs för direktmarknadsföringsändamål. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder (t.ex. via post, e-post och sms). Marknadsföringsåtgärder där du som kund aktivt valt att använda en av våra tjänster eller annars sökt upp oss för att få veta mer om våra tjänster räknas inte som direktmarknadsföring.

Vi utför inte något s.k. automatiserat beslutsfattande som får rättsliga följder eller på annat sätt påverkar dig i betydande grad.

6.7. Rätt att återkalla lämnat samtycke, art. 7 GDPR

När vi i förekommande fall baserar vår behandling av dina personuppgifter på ditt samtycke har du har rätt att när som helst återkalla detta. Sådan återkallelse kan begränsas till att endast avse del av behandlingen.

6.8. Rätt att lämna klagomål

Utöver ovan listade rättigheter har du även rätt att lämna klagomål till din berörda dataskyddsmyndighet. I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) tillsynsmyndighet. Deras kontaktuppgifter finner du på www.imy.se. Om du bor eller arbetar i ett annat land än Sverige kan du vända dig till integritetsskyddsmyndigheten i det landet. Du finner din integritetsskyddsmyndighet här: Our Members | European Data Protection Board (europa.eu)-(https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en)